Aktivitäten in Salesware: Prozesse digital abbilden und transparent steuern
Aktivitäten sind ein zentraler Arbeitsbereich in Salesware. Sie dienen dazu, Aufgaben, Notizen, Telefonate, Besuchsberichte, Reklamationen, Projekte und andere kundenbezogene Vorgänge digital abzubilden.
Der wichtigste Gedanke dahinter:
Salesware zwingt Unternehmen nicht in starre Standardprozesse. Stattdessen können bestehende Abläufe so modelliert werden, wie sie im Unternehmen tatsächlich gelebt werden — nur digital, nachvollziehbar und mit direktem Zugriff auf ERP-Daten aus Sage 100.
Aktivitäten eignen sich besonders für Prozesse, die heute oft über E-Mails, Excel-Listen, Papiernotizen, Ordnerstrukturen, Telefonate oder informelle Absprachen laufen.
Wofür werden Aktivitäten verwendet?
Aktivitäten können für sehr unterschiedliche Anwendungsfälle genutzt werden, zum Beispiel:
- Aufgaben
- Notizen
- Telefonnotizen
- Besprechungen
- Besuchsberichte
- Hinweise
- Lieferverzögerungen
- Reklamationen
- Angebotsnachverfolgung
- Projektabwicklung
- Kundenservice-Prozesse
- interne Abstimmungen
- Außendienstberichte
- Onboarding-Termine
- Freigabeprozesse
Salesware liefert bereits mehrere Standard-Aktivitätstypen aus, damit Kunden direkt starten können. Diese Standardtypen können verwendet, angepasst oder durch eigene Aktivitätstypen ergänzt werden.
Der Unterschied zwischen Aktivität, Sammlung und Struktur
In Salesware gibt es drei wichtige Begriffe:
1. Aktivität
Eine Aktivität ist ein einzelner Arbeitsschritt oder Vorgang.
Beispiele:
- Eine Aufgabe
- Eine Notiz
- Ein Telefonat
- Ein Besuchsbericht
- Eine Reklamationsannahme
Eine Aktivität enthält typischerweise Informationen wie:
- Bezeichnung
- Beschreibung
- Status
- Teilnehmer
- Anmerkungen und Diskussion
- strukturierte Felder, je nach Aktivitätstyp
- verknüpfte Kunden, Ansprechpartner, Artikel, Angebote oder andere Objekte
2. Sammlung
Eine Sammlung kann man sich wie eine digitale Klarsichthülle vorstellen.
Sie bündelt mehrere zusammengehörige Elemente, ohne dass daraus direkt ein großer strukturierter Prozess wird.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter erstellt eine Telefonnotiz zu einem Kunden. Salesware legt automatisch eine Sammlung darüber an. Später können weitere Elemente ergänzt werden, zum Beispiel:
- eine Aufgabe
- eine Datei
- ein Angebot
- ein Artikel
- eine weitere Notiz
Die Sammlung sorgt dafür, dass zusammengehörige Informationen an einem Ort bleiben.
Wichtig:
Wenn eine Sammlung nur eine einzelne Aktivität enthält und keinen eigenen Namen oder besonderen Kontext hat, wird sie in Listen und Suchergebnissen nicht unnötig prominent angezeigt. So bleiben die Ansichten übersichtlich.
3. Struktur
Eine Struktur ist ein größerer, geordneter Prozess. Man kann sie sich wie einen digitalen Ordner vorstellen.
Eine Struktur kann:
- eigene Felder besitzen
- mehrere Meilensteine enthalten
- mehrere Aktivitätstypen enthalten
- Phasen abbilden
- Fortschritt anzeigen
- Aufgaben und Teilprozesse vordefinieren
- Dateien, ERP-Objekte und Diskussionen bündeln
Beispiele für Strukturen:
- Reklamationsprozess
- Angebotsprozess
- Projektmappe
- Opportunity
- Kunden-Onboarding
- Büroausstattungsprojekt
Eine Struktur eignet sich immer dann, wenn ein Vorgang nicht nur aus einer einzelnen Aufgabe besteht, sondern aus mehreren Schritten, Rollen, Phasen oder Freigaben.
Typische Standard-Aktivitäten
Je nach Konfiguration können in Salesware unter anderem folgende Aktivitätstypen zur Verfügung stehen:
- Aufgabe
- Besprechung
- Besuchsbericht
- Hinweis
- Lieferverzögerung
- Notiz
- Reklamation
- Sammlung
- Telefonnotiz
Diese Typen sind als Startpunkt gedacht. Kunden können eigene Aktivitätstypen erstellen oder vorhandene Typen an ihre Prozesse anpassen.
Arbeiten mit Teilnehmern
Aktivitäten und Sammlungen können Teilnehmer haben. Teilnehmer sind die Personen oder Gruppen, die an dem Vorgang aktiv mitarbeiten.
Teilnehmer können sein:
- einzelne Benutzer
- Kollaborationsgruppen, zum Beispiel Innendienst, Einkauf oder Projektteam
Wer Teilnehmer ist, kann die Inhalte der Aktivität oder Sammlung bearbeiten. Andere Benutzer können Inhalte je nach Berechtigung möglicherweise sehen, aber nicht bearbeiten.
Beispiel:
Eine Notiz ist grundsätzlich sichtbar, aber nur die Teilnehmer der Sammlung dürfen die Details bearbeiten. Über die Diskussion können sich weitere Benutzer trotzdem beteiligen, wenn sie Zugriff haben.
Private Aktivitäten
Aktivitäten oder Sammlungen können als privat markiert werden.
Wenn eine Aktivität privat ist:
- sehen nur die Teilnehmer diese Aktivität
- erscheint sie nicht für andere Benutzer in der Suche
- ist sie nicht allgemein auffindbar
Das eignet sich für sensible Vorgänge, zum Beispiel:
- Personalthemen
- vertrauliche Abstimmungen
- interne Freigaben
- spezielle Kundensituationen
Admin-seitig kann auch definiert werden, dass bestimmte Aktivitätstypen standardmäßig privat sind.
Verknüpfung mit ERP-Daten
Ein großer Vorteil von Aktivitäten in Salesware ist die direkte Verbindung zu ERP-Daten.
Innerhalb einer Aktivität können zum Beispiel verknüpft werden:
- Kunden
- Ansprechpartner
- Artikel
- Angebote
- Bestellungen
- Warenkörbe
- Dokumente
- Dateien
- andere Aktivitäten
Diese Verknüpfungen geben Benutzern direkten Kontext. Ein Mitarbeiter muss also nicht erst in Sage 100 oder in anderen Bereichen suchen, sondern sieht relevante Informationen direkt im Vorgang.
Beispiel:
In einer Aufgabe wird ein Angebot erwähnt. Der Benutzer kann das Angebot direkt aus der Aktivität öffnen, die wichtigsten ERP-Informationen einsehen und weiterarbeiten.
Slash-Commands und Erwähnungen
In Beschreibungen, Notizen und Diskussionen können Benutzer mit sogenannten Slash-Commands oder Erwähnungen arbeiten.
Damit können zum Beispiel direkt eingefügt werden:
- Kontakte
- Ansprechpartner
- Angebote
- Artikel
- Benutzer
- Textbausteine
- Links
Erwähnungen helfen dabei, andere Benutzer gezielt einzubeziehen.
Beispiel:
Ein Benutzer schreibt in die Diskussion:
@Matthias Kannst du bitte prüfen, ob wir dem Kunden 5 % Rabatt geben können?
Der erwähnte Benutzer erhält eine Benachrichtigung und kann direkt reagieren.
Dringende Kommentare
Neben normalen Erwähnungen können Kommentare als dringend markiert werden.
Das ist sinnvoll, wenn ein Vorgang nicht weiterbearbeitet werden kann, bevor eine bestimmte Person reagiert.
Beispiele:
- Rabattfreigabe
- technische Rückfrage
- Lieferfreigabe
- Klärung mit Einkauf
- Entscheidung durch Vorgesetzten
Dringende Kommentare bleiben sichtbar, bis sie als erledigt markiert werden. Dadurch gehen wichtige Rückfragen nicht in normalen Benachrichtigungen unter.
Anmerkungen und Diskussion
Jede Aktivität kann einen Bereich für Anmerkungen und Diskussion enthalten.
Dieser Bereich dient zur laufenden Kommunikation im Kontext des Vorgangs.
Dort können Benutzer:
- Fragen stellen
- Antworten geben
- Kollegen erwähnen
- Entscheidungen dokumentieren
- Links oder Textbausteine verwenden
- zusätzliche Informationen ergänzen
Der Vorteil:
Die Kommunikation bleibt direkt am Vorgang und verteilt sich nicht über E-Mail, Chat und persönliche Notizen.
Strukturierte Felder
Aktivitätstypen können eigene strukturierte Felder enthalten.
Beispiele:
- Datum
- Fälligkeitsdatum
- Status
- Dropdown-Auswahl
- Zahlenfeld
- Währungsbetrag
- Textfeld
- Sternebewertung
- Benutzerfeld
- Entitätsverknüpfung
- Checkbox
- Checkliste
Strukturierte Felder sind besonders wichtig, weil sie später in Listen, Auswertungen, Gruppierungen und Ansichten verwendet werden können.
Beispiel:
Ein Besuchsbericht enthält strukturierte Felder wie:
- Besuchsdatum
- Gesprächspartner
- Terminart
- Gesprächsdauer
- Stimmung
- nächster Schritt
Diese Informationen können anschließend gefiltert, gruppiert oder in Dashboards ausgewertet werden.
Pflichtfelder und Abhängigkeiten
Felder können abhängig von anderen Eingaben ein- oder ausgeblendet werden. Sie können auch unter bestimmten Bedingungen zu Pflichtfeldern werden.
Beispiel:
Wenn der Status einer Aktivität auf “In Bearbeitung” gesetzt wird, muss zusätzlich die Terminart ausgewählt werden.
Oder:
Wenn als Terminart “Remote” gewählt wird, erscheint zusätzlich ein Feld zur Auswahl des verwendeten Tools, zum Beispiel Teams oder Zoom.
Dadurch können Prozesse geführt werden, ohne dass Benutzer unnötig große Formulare ausfüllen müssen.
Aktivitäten in Listen, Tabellen und Kanban-Ansichten
Aktivitäten können in verschiedenen Darstellungen angezeigt werden:
- Liste
- Tabelle
- Kachelansicht
- gruppierte Ansicht
- Kanban-ähnliche Ansicht
Benutzer können Aktivitäten filtern, sortieren und gruppieren, zum Beispiel nach:
- Status
- Phase
- Fälligkeit
- Aktivitätstyp
- Verantwortlichem
- Kunde
- Projektart
- Umsatz
- Priorität
Diese Ansichten können als Favoriten oder Navigationsfilter gespeichert werden.
Beispiel:
Eine Projektübersicht kann nach Phase gruppiert werden. Dadurch sieht das Team sofort, wie viele Projekte sich in welcher Phase befinden und welche Werte oder Budgets damit verbunden sind.
Arbeiten mit Phasen und Meilensteinen
Für größere Prozesse können Aktivitäten in Strukturen mit Phasen oder Meilensteinen organisiert werden.
Beispiel: Reklamationsprozess
- Annahme der Reklamation
- Prüfung
- Entscheidung
- Umsetzung
- Abschluss
Jede Phase kann eigene Aufgaben, Felder, Checklisten oder Verantwortliche enthalten.
Das sorgt dafür, dass Prozesse unabhängig vom ausführenden Mitarbeiter immer gleich gestartet werden und keine wichtigen Schritte vergessen werden.
Fortschritt und automatische Berechnung
In Strukturen kann Salesware Fortschritte anzeigen, zum Beispiel anhand erledigter Aufgaben.
Beispiel:
Eine Struktur enthält zwei Aufgaben. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, zeigt Salesware 50 % Fortschritt an.
Außerdem können bestimmte Felder automatisch berechnet werden.
Beispiel:
Ein Feld “Erwarteter Umsatz” kann sich aus den verknüpften Angeboten innerhalb einer Struktur berechnen. Je nach Konfiguration kann Salesware Summen, Durchschnitte, Minimalwerte oder Maximalwerte anzeigen.
Das ist besonders hilfreich für:
- Opportunities
- Projektmappen
- Angebotsprozesse
- Pipeline-Übersichten
- Budgetplanung
Hinweise und Vererbung
Ein besonderer Aktivitätstyp sind Hinweise.
Hinweise können sich auf andere Objekte vererben und Benutzer automatisch warnen oder informieren.
Beispiele:
- Lieferverzögerung bei einem Artikel
- Sanktionslisten-Hinweis bei einem Kunden
- Warnung bei einem gesperrten Produkt
- Hinweis auf inkompatible Artikel
- Information zu Sonderkonditionen
Ein Hinweis kann Kategorien haben, zum Beispiel:
- Information
- Warnung
- Fehler
Beispiel:
Der Einkauf legt einen Hinweis “Lieferverzögerung” auf einen Artikel. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter diesen Artikel später in einen Warenkorb oder ein Angebot übernimmt, erscheint automatisch der Hinweis.
Das sorgt dafür, dass wichtige Informationen an der richtigen Stelle erscheinen, ohne dass Benutzer aktiv danach suchen müssen.
Aus der Salesware App geteilte Inhalte
Über die Salesware App können Inhalte vom Smartphone schnell in Salesware übertragen werden.
Beispiele:
- Fotos
- Dokumente
- Sprachnachrichten
- Dateien
Diese Inhalte landen zunächst in Salesware und können anschließend einer Aktivität, Sammlung oder Struktur zugeordnet werden.
Das ist besonders nützlich für Außendienst, Service, Messebesuche oder Vor-Ort-Termine.
Aktivitäten konvertieren
Ein Vorgang muss zu Beginn nicht perfekt eingeordnet sein.
Salesware ermöglicht es, kleinere Vorgänge später in größere Strukturen zu überführen.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter erstellt zunächst eine Telefonnotiz. Im Gespräch stellt sich heraus, dass daraus eine Reklamation entsteht. Die bestehende Sammlung kann dann in eine Reklamationsstruktur weitergeführt werden.
Dabei bleiben vorhandene Informationen erhalten und werden in den neuen Prozess übernommen.
Berechtigungen für Aktivitätstypen
Nicht jeder Benutzer muss jeden Aktivitätstyp sehen oder nutzen.
Aktivitätstypen können für bestimmte Benutzergruppen freigegeben werden.
Beispiele:
- Innendienst sieht Angebotsnachverfolgungen
- Logistik sieht Lieferverzögerungen
- Einkauf sieht Lieferantenhinweise
- Service sieht Reklamationen
- Vertrieb sieht Opportunities und Besuchsberichte
Das reduziert Komplexität und sorgt dafür, dass Benutzer nur mit den Prozessen arbeiten, die für sie relevant sind.
Eigene Aktivitätstypen erstellen
Admins können eigene Aktivitätstypen modellieren.
Typischer Ablauf:
- Prozess des Kunden verstehen
- benötigte Aktivität oder Struktur bestimmen
- notwendige Felder definieren
- Wertelisten für Dropdowns anlegen
- Felder dem Aktivitätstyp hinzufügen
- Pflichtfelder und Abhängigkeiten definieren
- Farben und Icons festlegen
- Berechtigungen setzen
- Index neu aufbauen
- Aktivität testen
- Ansicht oder Favorit erstellen
Dadurch kann Salesware sehr schnell an kundenspezifische Prozesse angepasst werden.
Beispiel: Besuchsbericht
Ein Besuchsbericht kann folgende Felder enthalten:
- Kunde
- Ansprechpartner
- Besuchsdatum
- Terminart
- Gesprächsdauer
- Stimmung
- besprochene Themen
- nächster Schritt
- verantwortlicher Mitarbeiter
- Fälligkeitsdatum für Follow-up
Vorteil:
Der Außendienst dokumentiert den Besuch strukturiert. Innendienst, Management und andere Kollegen sehen anschließend, was besprochen wurde und welche nächsten Schritte anstehen.
Beispiel: Reklamationsprozess
Eine Reklamationsstruktur kann mehrere Phasen enthalten:
- Reklamation aufnehmen
- Ware prüfen
- Ursache bewerten
- Entscheidung treffen
- Gutschrift, Ersatz oder Nachlass klären
- Kunden informieren
- Vorgang abschließen
Darin können Aufgaben, Notizen, Dateien, Fotos, Angebote, Gutschriften oder Diskussionen gebündelt werden.
Vorteil:
Nicht nur der Sage-Beleg wird dokumentiert, sondern der gesamte Entscheidungs- und Kommunikationsprozess.
Beispiel: Angebotsnachverfolgung
Eine Angebotsnachverfolgung kann verwendet werden, um Angebote systematisch nachzufassen.
Mögliche Felder:
- Kunde
- Angebot
- Ansprechpartner
- Angebotswert
- erwarteter Umsatz
- Wahrscheinlichkeit
- nächster Kontakttermin
- Status
- Grund für Gewinn oder Verlust
Vorteil:
Das Vertriebsteam sieht, welche Angebote offen sind, welche nachgefasst werden müssen und welcher Umsatz realistisch erwartet wird.
Best Practices
1. Klein starten
Nicht jeder Prozess muss sofort als komplexe Struktur modelliert werden. Für einfache Vorgänge reicht oft eine Aufgabe, Notiz oder Telefonnotiz.
2. Strukturierte Felder bewusst einsetzen
Alles, was später gefiltert, sortiert oder ausgewertet werden soll, sollte als strukturiertes Feld angelegt werden — nicht nur als Freitext.
3. Nicht zu viele Felder verwenden
Ein Aktivitätstyp sollte nur die Felder enthalten, die für den Prozess wirklich benötigt werden.
4. Berechtigungen sauber setzen
Benutzer sollten nur die Aktivitätstypen sehen, die sie im Alltag brauchen.
5. Phasen für größere Prozesse nutzen
Wenn ein Prozess mehrere Schritte hat, sind Strukturen mit Meilensteinen oder Phasen sinnvoll.
6. Hinweise für wichtige Warnungen verwenden
Wenn Benutzer automatisch auf Risiken oder Besonderheiten aufmerksam gemacht werden sollen, eignen sich Hinweise mit Vererbung.
7. Favoriten und Ansichten vorbereiten
Gute Ansichten erleichtern die tägliche Arbeit erheblich. Admins sollten sinnvolle Standardansichten vorbereiten.
Häufige Fragen
Sind Aktivitäten in Sage 100 gespeichert?
Aktivitäten sind eine Salesware-Funktion und bilden eine zusätzliche Prozessschicht über Sage 100. Sie ermöglichen Vorgänge, die in Sage 100 selbst so nicht abgebildet werden können.
Können Aktivitäten mit Sage-Daten verknüpft werden?
Ja. Aktivitäten können mit ERP-Objekten wie Kunden, Ansprechpartnern, Artikeln, Angeboten oder Bestellungen verknüpft werden.
Können Aktivitäten privat sein?
Ja. Private Aktivitäten sind nur für die Teilnehmer sichtbar.
Kann ich eigene Aktivitätstypen erstellen?
Ja. Admins können eigene Aktivitätstypen, Felder, Wertelisten, Strukturen und Abhängigkeiten konfigurieren.
Können Aktivitäten ausgewertet werden?
Ja. Strukturierte Felder können in Listen, Gruppierungen, Ansichten und Dashboards genutzt werden.
Können Aktivitäten automatisiert werden?
Teilweise ja, abhängig vom Anwendungsfall und der Konfiguration. Für komplexe automatische Logiken kann eine individuelle Aktion oder Erweiterung erforderlich sein.
Zusammenfassung
Aktivitäten machen Salesware zu mehr als einer reinen CRM- oder ERP-Oberfläche. Sie ermöglichen es, echte Unternehmensprozesse digital abzubilden — vom einfachen Telefonat bis zum komplexen Reklamations- oder Angebotsprozess.
Der große Nutzen liegt in der Kombination aus:
- flexibler Prozessmodellierung
- strukturierter Dokumentation
- Zusammenarbeit im Team
- direkter ERP-Verknüpfung
- Berechtigungen
- Ansichten und Auswertungen
- Hinweisen und Warnungen
- Erweiterbarkeit durch eigene Felder und Strukturen
Damit sind Aktivitäten besonders geeignet, um Medienbrüche zu reduzieren, Transparenz zu schaffen und kundenindividuelle Abläufe in Salesware abzubilden.